Bestellungen aus E-Mails ohne Abtippen ins ERP

Engpass

Bestellungen kommen als PDF per E-Mail. Jemand tippt Positionen ins ERP, vertauscht Artikelnummern oder legt eine Änderung als neuen Auftrag an. Im geprüften Szenario steuerte die KI-Klassifizierung nichts, Sonderzeichen brachen die Auftragsdatei und Artikel ohne Treffer verschwanden still. Fehler fielen erst beim Kunden auf.

Lösung

• ◆Klassifizieren jede E-Mail als Bestellung, Änderung, Rückfrage oder Spam und lassen nur Bestellungen in die Verarbeitung.
• ◆Extrahieren Kopf- und Positionsdaten aus PDF und Mailtext in eine feste Struktur, mit Konfidenz je Feld.
• ◆Gleichen Kunde und jede Position gegen die Stammdaten ab; ohne sicheren Treffer bekommt die Position eine Prüfmarke, statt zu verschwinden.
• ◆Bauen die Auftragsdatei strukturiert und maskiert, damit Sonderzeichen den ERP-Import nicht brechen.
• ◆Führen einen Fehlerpfad, der jeden Abbruch meldet, statt ihn zu verschlucken.

Wie es funktioniert

1. 01
   E-Mail-Eingang

   Postfach-Trigger sammelt die Anhänge, kurze Wartezeit für nachgereichte PDFs.
2. 02
   Klassifizieren

   Ein LLM ordnet die Mail ein: Bestellung, Änderung, Rückfrage, Spam. Nur Bestellungen laufen weiter, alles andere geht in den Prüfpfad.
3. 03
   Extrahieren

   Kopf- und Positionsdaten aus PDF plus Mailtext werden in eine feste Struktur überführt, mit Konfidenz je Feld.
4. 04
   Abgleichen

   Kunde und Artikel gegen die Stammdaten; unsichere Treffer tragen die Marke PRÜFEN.
5. 05
   Auftragsdatei

   Strukturiert erzeugt und maskiert, dann zur ERP-Übernahme abgelegt.
6. 06
   Fehlerpfad

   Jeder Abbruch erzeugt eine Meldung an den Verantwortlichen. Kein Auftrag geht still verloren.

Wirkung

Der Nachbau schließt die drei Bruchstellen des Ausgangsszenarios: Die Klassifizierung steuert den Ablauf, Sonderzeichen brechen die Datei nicht mehr, kein Artikel wird still verworfen. Was bleibt, ist ein Prüfpfad für die Fälle, die ein Mensch entscheiden muss.

Warum dieser Stack

n8n

Fehlerpfade, Wiederholung und Protokoll in einer Oberfläche, selbst betreibbar.

LLM-Extraktion

Liest Bestell-PDFs unterschiedlicher Formate und gibt je Feld eine Konfidenz zurück.

Stammdaten-Abgleich

Der Abgleich gegen Kunden- und Artikelstamm entscheidet, was ins ERP darf.

ERP-Import

Strukturierte Auftragsdatei statt frei zusammengesetztem Text.